La COVIP, nel perseguimento dei propri obiettivi istituzionali, attribuisce grande rilievo alla realizzazione di corrette e proficue relazioni con i vari soggetti che operano nell’ambito della previdenza complementare, anche al fine di favorire lo sviluppo di un clima generalizzato di trasparenza, collaborazione e fiducia.

Un’attenzione particolare è attribuita ai rapporti intercorrenti con i fondi pensione, con le parti istitutive degli stessi, con le associazioni rappresentative di categoria e quelle rappresentative dei consumatori, con gli operatori professionali del settore, con gli utenti (iscritti e beneficiari) dei servizi di previdenza complementare.

E’ posta inoltre grande cura allo sviluppo di adeguati rapporti di collaborazione, nel quadro delle rispettive attribuzioni istituzionali, con le Amministrazioni, Autorità, Enti ed Organismi, nazionali ed internazionali, operanti a vario titolo nel settore.

In quest’ottica, sulla base dell’esperienza sin qui acquisita, la COVIP ha inteso ora procedere alla definizione, in modo strutturato e coordinato, dell’insieme di relazioni di cui è parte.

Questa Carta delle Attività costituisce, pertanto, una sintesi dei principali rapporti intrattenuti e una dichiarazione d’impegno circa le modalità di svolgimento delle attività di propria competenza.

La COVIP assume l’impegno ad una costante verifica circa il puntuale svolgimento delle attività rispetto a quanto esplicitato nella Carta, nonché ad una periodica revisione della stessa in funzione dell’esperienza maturata.

La COVIP è un organismo dotato di personalità giuridica di diritto pubblico, istituito dalla legge con lo scopo di perseguire la corretta e trasparente amministrazione e gestione dei fondi pensione per la funzionalità del sistema di previdenza complementare.

La COVIP esercita l'attività di vigilanza e, in tale ambito:
- autorizza l'esercizio dell'attività dei fondi pensione;
- approva gli statuti e i regolamenti dei fondi, nonché le relative modifiche;
- autorizza le convenzioni per la gestione delle risorse dei fondi con gli intermediari abilitati;
- valuta l'attuazione dei principi di trasparenza nei rapporti con i partecipanti ai fondi;
- esercita il controllo sulla gestione tecnica, finanziaria, patrimoniale e contabile dei fondi, anche mediante ispezioni;
- programma e organizza ricerche e rilevazioni nel settore della previdenza complementare anche in rapporto a quella di base;
- pubblica e diffonde informazioni utili alla conoscenza della previdenza complementare.

I Fondi Pensione sono i soggetti verso i quali è, in primo luogo, rivolta l’attenzione della COVIP.

Nel rapporto con gli stessi, la COVIP garantisce eguaglianza di trattamento, a parità di condizioni, impegnandosi ad agire in modo obiettivo, equo ed imparziale.

La COVIP provvede alla costante razionalizzazione, riduzione e semplificazione delle procedure amministrative adottate. Per quanto possibile, la COVIP mira a ridurre gli adempimenti richiesti ai Fondi pensione.

Nella definizione della normativa regolamentare di propria competenza, la COVIP compie preliminari verifiche in ordine al prevedibile impatto delle stesse, anche in termini di costi-benefici, valutando l’opportunità, in caso di significative innovazioni, di prevedere fasi iniziali di applicazione a carattere sperimentale.

E’ assicurata, e periodicamente verificata, la chiarezza e la comprensibilità dei Provvedimenti di carattere generale adottati e degli Orientamenti interpretativi emanati, oltre che la loro diffusione tra i Fondi pensione.

LA COVIP definisce i procedimenti amministrativi di propria competenza nel rispetto delle regole di trasparenza amministrativa (legge 241/1990), prevedendo i termini entro i quali tali procedimenti devono avere conclusione; tali termini, allo stato attuale, sono fissati, di norma, in 90 giorni.

I Fondi pensione sono informati delle decisioni che li riguardano e delle loro motivazioni. E’ garantita l’informativa sull’unità organizzativa responsabile dei procedimenti in corso.

La COVIP dà riscontro ai quesiti scritti formulati direttamente dai Fondi pensione ovvero anche da parte di professionisti esterni dagli stessi appositamente delegati. Laddove ritenuto opportuno, anche in ragione della rilevanza e generalità dell’argomento trattato nonché della molteplicità dei quesiti pervenuti sul medesimo tema, la COVIP può provvedere, in luogo della risposta singola, alla diffusione di Orientamenti interpretativi.

Nello svolgimento dell’attività di vigilanza e, in particolare, dell’attività ispettiva, il personale COVIP opera in modo che l’acquisizione delle informazioni necessaria all’esercizio dei compiti istituzionali avvenga minimizzando gli oneri per i soggetti vigilati e assicurando comunque il rispetto delle regole di riservatezza.

La COVIP incoraggia l’adozione da parte dei fondi pensione di pratiche di investimento socialmente responsabile e si impegna, in linea generale, ad effettuare studi e approfondimenti sul ruolo dei fondi pensione in connessione al tema della responsabilità sociale delle imprese.

La COVIP ha presente che lo scopo finale della propria attività è il perseguimento della corretta e trasparente amministrazione e gestione dei fondi per la funzionalità del complessivo sistema di previdenza complementare, al fine di accrescere la tutela dei lavoratori iscritti e dei beneficiari delle prestazioni pensionistiche complementari.

La COVIP non è tuttavia competente alla risoluzione delle controversie che possono insorgere tra gli iscritti e i beneficiari dei Fondi pensione e i Fondi stessi.

La COVIP provvede, comunque, alla trattazione degli esposti presentati da parte degli iscritti e dei beneficiari, acquisendo le informazioni ivi contenute nell’esercizio dell’attività di vigilanza di propria competenza. In tale ambito ha cura di dare riscontro ai soggetti esponenti in ordine alla trattazione degli esposti medesimi, entro un termine, di norma, non superiore a 45 giorni.

In via generale, la COVIP richiede che tutti i fondi pensione curino con attenzione la trattazione degli esposti attraverso modalità efficienti ed ordinate, ivi compresa la tenuta di un apposito Registro.

La costante interlocuzione con le Associazioni rappresentative dei lavoratori e dei datori di lavoro costituisce un’importante risorsa per la COVIP, che dunque promuove e facilita la partecipazione delle Associazioni maggiormente rappresentative all’attività della stessa, coinvolgendole nell’esame di questioni di carattere generale attinenti al sistema della previdenza complementare e promuovendo, in ogni caso, incontri periodici di consultazione.

Con riferimento a problematiche specifiche riguardanti singoli Fondi pensione, la COVIP provvede ad attivare, laddove necessario, incontri con le Rappresentanze dei lavoratori e datoriali che costituiscono le parti istitutive del Fondo pensione.

La COVIP intende garantire alle Associazioni rappresentative dei fondi pensione e degli altri soggetti operanti nel settore della previdenza complementare (ASSOFONDIPENSIONE, ASSOPREVIDENZA, ABI, ANIA, ASSOGESTIONI), nonché agli enti del settore (MEFOP), la più ampia partecipazione alla propria attività.

A tal fine, promuove un costante dialogo con le predette organizzazioni, partecipa alle iniziative promosse dalle stesse, tiene conto nello sviluppo delle proprie linee di attività delle considerazioni e degli spunti da esse provenienti.

Le suddette Associazioni sono, in particolare, sentite su tematiche di carattere generale e prima dell’adozione di provvedimenti regolamentari di particolare rilevanza.

La COVIP intrattiene rapporti e relazioni anche con altre associazioni rappresentative di soggetti che operano in settori aventi interconnessioni con quello della previdenza complementare, le quali ritengano utile accreditarsi presso la COVIP stessa.

La COVIP ha cura di sviluppare relazioni anche con le formazioni sociali, significativamente rappresentative, aventi come scopo la tutela dei diritti e degli interessi dei consumatori e degli utenti.

In tale ambito, tiene conto delle osservazioni, delle considerazioni e dei suggerimenti formulati dalle Associazioni dei consumatori e degli utenti inserite nell’apposito elenco tenuto presso il Ministero delle Attività produttive.

La COVIP comunica ai Ministeri competenti i provvedimenti di autorizzazione all’esercizio adottati nei confronti dei nuovi Fondi pensione.

La COVIP riferisce periodicamente al Ministro del lavoro e delle politiche sociali formulando anche proposte di modifiche legislative in materia di previdenza complementare.

La COVIP partecipa ad incontri periodici con i Ministeri competenti, collaborando, ove previsto, all’adozione dei provvedimenti regolamentari di loro competenza.

La COVIP promuove iniziative volte a favorire la realizzazione di forme di collaborazione, per l’esercizio delle attività istituzionali, con i servizi ispettivi del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.

La COVIP collabora con l’Agenzia delle Entrate, al fine di favorire lo scambio di informazioni per il migliore esercizio delle rispettive funzioni.

Annualmente la COVIP predispone una relazione sull’andamento del settore della previdenza complementare, sull’attività svolta, sulle questioni in corso di maggiore rilievo e sugli indirizzi e le linee programmatiche che intende seguire. Detta relazione è trasmessa al Ministro del lavoro e delle politiche sociali e presentata in sede pubblica.

Oltre alla funzione di diffondere la conoscenza dell’andamento del settore e delle problematiche in essere, la relazione annuale assolve anche all’esigenza di assicurare un’adeguata rendicontazione circa l’attività svolta dalla COVIP e i relativi piani di attività e programmi di lavoro e si configura, dunque, anche come uno degli strumenti attraverso i quali i Ministeri competenti, il Parlamento (al quale la predetta relazione è trasmessa dal Ministro del lavoro e delle politiche sociali con le proprie eventuali osservazioni) e la Corte dei Conti esercitano il controllo sull’attività della COVIP.

La COVIP trasmette i propri bilanci preventivi e conti consuntivi al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, al Ministero dell’economia e delle finanze e alla Corte dei Conti. Impronta la propria gestione amministrativa a criteri di sana e prudente amministrazione, effettuando costanti verifiche circa l’andamento dei costi in funzione del corretto perseguimento dei propri obiettivi istituzionali. Valuta l’opportunità di forme più ampie e diffuse di rendicontazione e conseguente monitoraggio, anche in funzione dell’attivazione di forme di finanziamento a carico dei soggetti vigilati.

La COVIP ritiene utile l’interazione con le Regioni, anche in considerazione del quadro costituzionale risultante dalla nuova ripartizione delle competenze operata dalla riforma del Titolo V della Costituzione, al fine di favorire lo sviluppo delle iniziative regionali in materia di previdenza complementare e di collaborare alla concreta evoluzione delle potenzialità dell’intervento regionale nel settore.

A tal fine, la COVIP reputa opportuno sviluppare un canale informativo con le Regioni, concertando incontri periodici con organismi rappresentativi delle istanze a livello regionale, nonché attraverso la costituzione di un apposito tavolo tecnico per l’esame, anche alla luce dei mutamenti del quadro normativo, delle problematiche attuative e dei possibili proficui spazi di azione delle Regioni.

In particolare, il confronto con le Regioni può risultare particolarmente proficuo anche per la realizzazione di interventi sul territorio regionale volti a favorire la crescita di una educazione finanziaria e previdenziale della popolazione, con iniziative che favoriscano la comprensione delle esigenze alla base dell’attuazione di programmi pensionistici complementari, nonché lo sviluppo di forme di consulenza per coloro che intendano aderire, o anche abbiano già aderito, a forme di previdenza complementare.

Inoltre, la COVIP reputa assai utile un dialogo con le Regioni per la possibile realizzazione in sede regionale di misure di sostegno nei confronti degli aderenti ai fondi pensione e di momenti di raccordo con i fondi pensione stessi, anche al fine di perseguire un adeguato standard di servizi offerti agli aderenti.

La COVIP attribuisce grande rilievo allo sviluppo di proficue interrelazioni e rapporti di collaborazione con il CNEL in materia di previdenza complementare, collaborando attivamente a progetti di studio e ricerca nonché ad iniziative di approfondimento delle tematiche del settore.

La COVIP collabora con l’ISTAT rendendo disponibili a tale Istituto i dati statistici sui fondi pensione, nonché partecipando, anche sul piano metodologico, ai progetti inclusi nel Piano Statistico Nazionale.

La COVIP si impegna a promuovere lo sviluppo di accordi di collaborazione con le altre Autorità preposte alla vigilanza sui soggetti gestori di cui all’articolo 6 del decreto legislativo 124/1993, e l’Autorità garante della concorrenza e del mercato, al fine di favorire lo scambio di informazioni e di accrescere l’efficacia dell’azione di controllo.

La COVIP è altresì impegnata a sviluppare accordi di collaborazione con le Autorità straniere competenti in materia di regolamentazione e vigilanza dei Fondi pensione.

La COVIP è pienamente inserita in una rete di contatti con le Istituzioni internazionali e con le Autorità di altri Paesi attive sui temi della previdenza complementare, in particolare in ambito europeo.

La COVIP è membro del CEIOPS (il Comitato europeo delle autorità di vigilanza sulle assicurazioni e sui fondi pensione) e dell'INPRS (L' International Network of Pension Regulators and Supervisors) e partecipa ai lavori del dell'OCSE, con particolare riferimento al Working Party on Private Pensions.

Contribuisce ai lavori dei Gruppi di esperti istituiti presso il Consiglio Europeo per la valutazione delle proposte di direttive in materie attinenti ai fondi pensione, nonché ai lavori in sede Eurostat.

Diffonde le linee guida, le informazioni e la documentazione prodotte dagli organismi internazionali in merito alla previdenza complementare; effettua studi e ricerche sui regimi pensionistici di altri Paesi e ne diffonde i risultati.

Al fine di garantire la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, la COVIP assicura, a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, il diritto di accesso ai documenti amministrativi in conformità alla legge 7 agosto 1990 n.241 e al DPR 27 giugno 1992 n. 352.

Al riguardo, la COVIP ha provveduto a disciplinare, attraverso atti regolamentari disponibili sul suo sito internet, le misure organizzative per l’esercizio del predetto diritto e ad individuare le categorie di documenti riservati, nel rispetto della normativa vigente.

La COVIP, nell’esercizio della propria attività, si impegna a rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196, garantendo i diritti degli interessati e adottando misure di sicurezza idonee a limitare il rischio di distruzione o perdita dei dati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta dei dati stessi.

La COVIP, nell’esercizio delle sue funzioni istituzionali, riconosce il ruolo fondamentale che l’educazione previdenziale riveste nella formazione dei cittadini in materia pensionistica e nell’accrescimento della fiducia verso il sistema dei fondi pensione.

Si impegna, pertanto, a favorire la diffusione della conoscenza in materia di previdenza complementare, con la finalità di contribuire all’attuazione dei generali principi contenuti nell’articolo 38 della Costituzione italiana e negli articoli 25 e 38 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea che riconoscono il diritto degli anziani di disporre di mezzi adeguati a condurre una vita dignitosa ed indipendente e partecipare alla vita sociale e culturale.

A tal fine, la COVIP partecipa attivamente ad iniziative di formazione e informazione in materia di previdenza complementare, nonché, più in generale, alle manifestazioni organizzate per avvicinare i cittadini alle Istituzioni pubbliche.

Allo scopo di rendere più capillare l’informazione, organizza anche convegni e seminari di approfondimento della materia previdenziale e fornisce materiale divulgativo a supporto del cittadino sulle diverse problematiche pensionistiche.

La COVIP, nel ritenere indispensabile che il processo educativo sia avviato sin dall’età scolastica e prosegua in ambito universitario, organizza, in collaborazione con Università ed Istituti di Ricerca ed Università, nonché Scuole ed Istituti di istruzione secondaria, interventi informativi sui fondamentali aspetti previdenziali, differenziati a seconda delle caratteristiche dei destinatari.

Al fine di implementare i rapporti con l’esterno, la COVIP ha attivato l’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico, deputato anche a promuovere e a stimolare iniziative volte a sviluppare la conoscenza della previdenza complementare nella società, in modo da favorire scelte consapevoli da parte di aderenti attuali e potenziali.

Collegandosi al sito della COVIP, www.covip.it, è possibile accedere agevolmente ad una serie di informazioni.

Il sito consente ai visitatori di avere informazioni su:
- funzioni della COVIP e suo organigramma;
- albo dei fondi pensione (fondi pensione negoziali, aperti e fondi pensione
- preesistenti);
- normativa italiana (leggi, decreti e regolamenti) in vigore;
- normativa dell’Unione Europea (direttive);
- provvedimenti di carattere generale, orientamenti, circolari e comunicazioni della COVIP;
- disciplina fiscale della previdenza complementare (leggi, circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate);
- disciplina delle modalità di accesso agli atti della COVIP;
- documentazione statistica inerente i principali aspetti quantitativi dei fondi pensione;
- relazioni annuali della COVIP;
- quaderni tematici COVIP e comunicati stampa.

Nel sito sono anche contenute informazioni finalizzate a favorire la comunicazione dall’esterno con la COVIP, anche attraverso l’apposito ufficio relazioni con il pubblico e per i rapporti con la stampa.

La COVIP cura costantemente la revisione e l’aggiornamento del proprio sito, anche al fine di rendere le informazioni in esso contenute più facilmente fruibili da parte degli utenti.

E’ operativo un sistema telematico per l’invio, da parte dei fondi pensione negoziali di nuova istituzione, delle segnalazioni e della documentazione richiesta.

Il servizio, dedicato ai fondi abilitati, è attivabile attraverso un’apposita funzione disponibile sul sito internet della COVIP.

Per accedere al servizio è necessario essere in possesso di un codice utente e di una password e avere a disposizione un’attrezzatura informatica minima (computer, modem). I codici di accesso al sistema vengono attribuiti automaticamente dagli Uffici COVIP ai Fondi che risultino essere autorizzati all’esercizio dell’attività.

La COVIP produce periodicamente pubblicazioni utili alla diffusione delle conoscenze nella materia della previdenza complementare.

Il Bollettino offre un aggiornamento sull’attività svolta dalla COVIP, mediante la pubblicazioni dei regolamenti e provvedimenti di carattere generale, degli orientamenti e linee guida, delle istruzioni di vigilanza, delle comunicazioni, delle più significative risposte ai quesiti e di altri provvedimenti e deliberazioni e la COVIP che rivestano interesse generale.

La Raccolta delle principali disposizioni in materia di previdenza complementare riunisce in un unico compendio i testi di leggi e decreti vigenti in materia e i principali atti regolamentari e orientamenti interpretativi emanati dalla COVIP.

La pubblicazione contiene, inoltre, le direttive dell’Unione Europea e gli atti adottati in sede OCSE.

I Quaderni tematici sono dedicati a temi di vasto interesse che meritano approfondimenti, anche in vista della maturazione di soluzioni normative e/o tecniche. La pubblicazione mira essenzialmente a valorizzare il bagaglio di esperienze e di conoscenze acquisito in COVIP. Essa può, comunque, costituire un punto di riferimento per la diffusione di riflessioni formulate anche in altre sedi. I Quaderni sono consultabili anche dal sito internet della COVIP.

La COVIP diffonde inoltre con cadenza periodica dati e informazioni relativi ai fondi pensione, illustrandone i principali aspetti quantitativi.

La COVIP garantisce ed organizza la formazione e l’aggiornamento del proprio personale in termini di crescita professionale, con particolare attenzione alle esigenze dei soggetti destinatari delle attività istituzionali.

Nella relazione verso l’esterno, il personale della COVIP è impegnato a mantenere elevati standard di competenza, disponibilità e cortesia, favorendo e agevolando i rapporti, sia diretti che nelle comunicazioni telefoniche, anche attraverso l’indicazione del proprio nominativo.

La COVIP si impegna a porre la massima attenzione all’efficacia e alla semplicità del linguaggio utilizzato in ogni tipo di comunicazione.

La COVIP ha adottato per il proprio personale un Codice etico (pubblicato sul sito web della COVIP), in cui sono contenute regole di comportamento improntate al rispetto dei principi di lealtà, imparzialità e riservatezza.