Risposta a quesito in tema di mandati dei componenti dell’organo di amministrazione

(lettera inviata a un fondo pensione negoziale)

Si fa riferimento alla nota del ..., con la quale codesto FONDO ha posto alcuni quesiti in merito ai mandati dei componenti dell’organo di amministrazione, ai fini del calcolo della data di avvio del primo mandato e del computo del limite massimo dei mandati statutariamente previsto.

Nello specifico, sono state poste le seguenti questioni:
a)     se per l’individuazione del primo dei tre esercizi ai fini dell’avvio del mandato dei consiglieri di amministrazione si debba prendere a riferimento la data di elezione in assemblea o la data di insediamento dell’organo di amministrazione;
b)     se il limite massimo dei tre mandati si esaurisce automaticamente con la permanenza in carica per nove esercizi consecutivi o se sia necessario fare riferimento alla durata di ciascun mandato.

Preliminarmente, nella nota sono richiamate le previsioni statutarie del FONDO, conformi allo Schema di statuto adottato con deliberazione COVIP del 31 ottobre 2006, secondo cui gli amministratori restano in carica tre esercizi, scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’ultimo esercizio della loro carica e non possono rivestire tale carica per più di tre mandati consecutivi.

Quanto alla prima questione, il chiarimento richiesto è utile per determinare la data di avvio del primo esercizio del corrente mandato degli amministratori, e la conseguente cessazione, tenuto conto che l’elezione in assemblea e l’insediamento del consiglio di amministrazione sono avvenuti a cavallo di due esercizi. 

Codesto FONDO rappresenta, infatti, che qualora la carica si dovesse ritenere assunta alla data di insediamento dell’organo di amministrazione, il mandato degli attuali consiglieri, insediati il …, scadrebbe nel … alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’anno …, ovvero del terzo esercizio successivo all’assunzione della carica. Diversamente, se venisse presa a riferimento come data di avvio del mandato quella dell’elezione da parte dell’assemblea (avvenuta il …), l’incarico scadrebbe alla data di approvazione del bilancio relativo all’anno …, ovvero nel ….

In relazione poi ai componenti dell’organo di amministrazione che sono al terzo mandato consecutivo, con la nota sopra indicata vengono chiesti chiarimenti in ordine all’applicazione della previsione statutaria in base alla quale gli amministratori non possono ricoprire la carica per più di tre mandati consecutivi, prospettando due diverse soluzioni.

Secondo una prima ipotesi interpretativa, rappresentata nella nota, il calcolo complessivo dovrebbe essere effettuato tenendo conto della durata effettiva di ciascun mandato, atteso che lo stesso può anche non risolversi nell’arco di tre esercizi per vicende fisiologiche (ad esempio per lo slittamento, rispetto al mese di aprile, dei tempi della convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio o per la proroga dell’organo di amministrazione e slittamento dei tempi delle nuove elezioni). Secondo una diversa interpretazione, illustrata sempre nella nota, il conteggio del numero massimo di mandati dovrebbe considerare gli esercizi sociali in cui gli amministratori hanno ricoperto la carica; conseguentemente si avrebbe la scadenza automatica dopo nove esercizi.
Rispetto alle questioni di cui sopra, codesto FONDO esprime l’avviso che, quanto alla data di avvio del primo mandato, sia da prendere in considerazione il momento di insediamento dell’organo di amministrazione, mentre, per la data di scadenza dei tre mandati, sia da considerare la durata effettiva di ciascun mandato consecutivo.

Circa la prima questione, relativa alla data di avvio del primo mandato, si osserva che non è sufficiente la sola nomina da parte dell’assemblea, dovendo invece sussistere almeno l’accettazione di fatto della carica, affinché possa dirsi effettivamente instaurato il rapporto di amministrazione.

In caso di scadenza naturale dell’incarico dei precedenti consiglieri, ciò coincide, di norma, con la data di insediamento del nuovo organo di amministrazione. L’insediamento costituisce, infatti, il momento finale di una fattispecie a formazione progressiva che porta alla costituzione dell’organo stesso. Ciò può avvenire anche a distanza di tempo dall’elezione dell’organo di amministrazione.

Si ricorda, inoltre, che alle associazioni si applica, in via analogica, l’art. 2385 del Codice civile, in base al quale gli organi legittimati ad esprimere la volontà dell’ente permangono in carica fino alla sostituzione dei loro componenti. Il citato art. 2385, a tenore del quale la cessazione degli amministratori dalla carica ha effetto solo dal momento in cui l’organo amministrativo è stato ricostituito, risponde ad un’evidente esigenza di continuità nel funzionamento dell’ente ed è volto ad impedire, in occasione del ricambio delle cariche sociali, ogni rischio di paralisi dell’organo di gestione dello stesso, il quale potrebbe altrimenti restare per un tempo privo di chi l’amministra. 

Per effetto di tale previsione, pertanto, il precedente consiglio di amministrazione rimane nelle sue funzioni, in regime di “prorogatio”, sino all’effettiva assunzione della carica da parte dei successori. È, quindi, questo il momento da prendere in considerazione ai fini della decorrenza del mandato.

Quanto alla definizione del limite massimo dei tre mandati, è preliminarmente utile ricordare che lo stesso è stato introdotto in quanto l’avvicendamento all’interno dei medesimi organi è stato valutato coerente con il principio di sana e prudente gestione delle forme pensionistiche complementari (come precisato negli Orientamenti COVIP del 18 ottobre 2012).

Poiché ogni mandato corrisponde a tre esercizi, la regola è che l’incarico di amministratore di un fondo pensione negoziale o preesistente può durare complessivamente per non più di nove esercizi; ciò, tuttavia, a condizione che non siano intervenuti fatti eccezionali, debitamente comunicati alla COVIP per le opportune valutazioni.

In casi straordinari, pertanto, è possibile che i singoli mandati durino di fatto per più di tre esercizi. Per converso, come sempre precisato negli Orientamenti sopra indicati, è altresì possibile che il singolo mandato possa avere una durata anche inferiore ai tre esercizi, laddove un componente dell’organo collegiale subentri a un altro venuto a cessare in corso di mandato. 

Considerato quanto sopra, si ha che il limite complessivo si applica una volta che siano stati esauriti i tre mandati e non già al mero decorso automatico dei nove esercizi. Nel caso rappresentato dal FONDO, coloro che hanno avviato il terzo mandato in data … decadranno, dunque, dalla carica alla data dell’assemblea di approvazione del bilancio del terzo esercizio successivo all’assunzione della carica, e, cioè, nel …. 

Il Presidente