Risposta a quesiti sulle modalità di invio della comunicazione periodica agli iscritti

(lettera inviata a un fondo pensione negoziale)

Con nota del …, codesto Fondo ha posto all’attenzione della Commissione taluni quesiti in merito all’applicazione della Deliberazione COVIP del 22/2/2017 in materia di comunicazione agli iscritti, con particolare riguardo alle modalità di invio della comunicazione periodica.

Le questioni di cui si chiede il relativo parere riguardano, in sintesi, la possibilità di:

1)        inviare la comunicazione periodica via e-mail anche agli iscritti rispetto ai quali il fondo pensione dispone dell’indirizzo di posta elettronica (ad esempio, perché fornito all'atto dell'adesione o in altre occasioni in cui hanno comunicato tale dato al fondo pensione), anche se gli stessi non hanno espressamente manifestato la volontà di ricevere detto documento con tale modalità;

2)        effettuare una informativa (cartacea) per rendere noto all’iscritto, una volta per tutte, che la comunicazione periodica è resa disponibile esclusivamente mediante visione in un’area riservata del proprio sito web;

3)        prevedere un onere a carico dell’iscritto che richiede l’invio della comunicazione periodica in formato cartaceo o, in alternativa, prevedere un minor onere di gestione annuale per coloro che non chiedono di ricevere la comunicazione periodica in formato cartaceo;

4)        prevedere una modalità di invio della comunicazione periodica diversa ed apposita per gli aderenti contrattuali.

Relativamente al primo quesito, si conferma che, anche in assenza di un consenso espresso dell’aderente, la comunicazione periodica può essere inviata tramite posta elettronica all’indirizzo e-mail previamente acquisito dalla forma pensionistica.

Nel caso in cui il fondo intenda avvalersi di tale opportunità, si ritiene tuttavia necessario che, nei confronti degli iscritti ai quali non è già trasmessa la comunicazione via e-mail, si dia un’ultima comunicazione cartacea nella quale siano rappresentate le nuove modalità di trasmissione della comunicazione periodica, unitamente all’indirizzo e-mail che il fondo intende utilizzare per l’invio.

Nella medesima comunicazione andranno altresì fornite le indicazioni che l’iscritto dovrà seguire nel caso volesse fornire un indirizzo e-mail differente, ovvero volesse mantenere l’invio in forma cartacea.

Si ravvisa inoltre l’opportunità di fornire, in via generale, ampia informativa sulle nuove modalità di invio, anche mediante l’utilizzo del sito web.

Rispetto al secondo quesito, si ricorda che la COVIP ha inteso ampliare le modalità con le quali sono rese disponibili le informazioni agli aderenti relative alla partecipazione al fondo pensione, individuando due modalità alternative di invio della comunicazione periodica: in formato cartaceo o per posta elettronica.

In tale ottica può ritenersi coerente con l’attuale disciplina la messa a disposizione della comunicazione periodica nell’area riservata posta sul sito web del fondo pensione. Si ritiene che tale modalità, al pari dell’invio della comunicazione per posta elettronica, sia in grado di rendere tempestivamente disponibile la comunicazione, consentendo al contempo di contenere i costi amministrativi sostenuti dal fondo pensione.

In questi casi, tuttavia, si ritiene che gli aderenti debbano essere informati individualmente circa la disponibilità della comunicazione periodica nell’area riservata e che ciò debba avvenire in occasione di ogni nuova predisposizione del documento.

In senso evolutivo, si ritiene coerente con la nuova disciplina anche che tale informativa sia inviata utilizzando strumenti di comunicazione diversi dalle e-mail, purché tali strumenti, quali, ad esempio, i messaggi al numero di cellulare dell’iscritto, consentano di raggiungere efficacemente il singolo aderente.

Con riferimento all’area riservata, si rileva l’opportunità che l’accesso avvenga facilmente e nel rispetto dei necessari presidi di sicurezza; si ritiene altresì opportuno che il fondo pensione sia in grado di monitorare, attraverso idonee modalità di rilevazione, l’accesso dei lavoratori interessati alla propria area riservata.

In merito al terzo quesito, si ritiene che la previsione di un onere aggiuntivo (pari al costo di spedizione) a carico di coloro che richiedano espressamente l’invio della comunicazione periodica in formato cartaceo non sia in contrasto con l’attuale normativa.

Infine, con riguardo al quarto quesito, inerente la possibilità di prevedere modalità di invio della comunicazione periodica diverse ed apposite per gli aderenti contrattuali, si ritiene che per tali aderenti le modalità di invio di detto documento debbano essere le medesime previste per tutti gli altri aderenti.

Con riferimento agli aderenti contrattuali si ritiene tuttavia possibile che la facoltà di non trasmettere la comunicazione periodica, attualmente prevista nei casi in cui nel corso dell’anno non vi siano stati versamenti e la posizione individuale risulti inferiore a 100 euro, possa essere estesa anche ai casi in cui vi siano stati unicamente i versamenti del contributo contrattuale, fermo restando il predetto limite dei 100 euro e a condizione che tali aderenti siano stati adeguatamente informati in fase di prima iscrizione al fondo pensione.

Si ricorda, peraltro, che la comunicazione periodica può rappresentare un utile strumento per contattare l’iscritto contrattuale e sensibilizzarlo ad attivare una contribuzione piena al fondo pensione.

Il Presidente